从签到到收款

为支持人员与承包商而写的十个步骤、附截图:登录、签到与签出、完成服务、申报垫付费用,以及查看自己的工资。

您在 HarvestFlow 里要做的全部事情,按实际顺序排列——以及两个会让您少拿钱的错误。

  • 适用对象 支持人员与承包商
  • 所需时间 约 10 分钟
  • 需要准备 您的手机,以及那封激活邮件
  • 最终产出 一次已完成的上门服务,以及一条工资记录

您的一天,五次点击

  • 签到(Check In 到达后,在服务卡片上点一下。
  • 完成服务内容 工作过程中无需记录任何东西。
  • 签出(Check Out 离开时点一下。
  • 完成服务(Finish visit 填写记录、附加项目、签名。这一步才算真正结束。
  • 添加附加项目(Add extras 忘了停车费?还能补。

签出不等于完成。只签出、却没有点「完成服务」(Finish visit)的上门服务会一直挂着——而挂着的服务永远不会开票。没有人能因它拿到钱,您也一样。

第一次上门之前

四件事,做一次就好。此后您只需重复上面那套流程。

打开激活邮件,设置密码

那封邮件,以及激活页面

由办公室发出邀请,系统给您发邮件。点开链接,自行设置密码——没有别人知道它,办公室也不知道。如果收件箱里没有,请先看一下垃圾邮件,再去要第二封。

登录后您会看到「我的任务」(My Tasks)。这就是您的全部主页——您的上门服务、您的文件、您的工资都在这里,不需要去别的页面。

签署等您签的文件

My TasksDocuments to sign

如果办公室采用自开票方式——也就是由他们替您开发票,而不是等您把发票发过去——那么这里会有一份《接收方自开税务发票协议》等着您。不签,这套安排就不成立。

步骤 02 — 一份待签,以及您已经签过的

Review & sign。办公室那一方已经签好了——您会在自己的签名位置上方看到他们的签名。读完,输入您的全名,在方框里签名,然后点 Sign agreement

步骤 02 — 他们先签,然后轮到您

系统会把副本邮件发给您,同时它会留在卡片的 Signed 列表里,可随时下载 PDF。这份文件也可以直接用邮件里的链接签署,不必登录——先签哪一边,另一边就自动关闭。

上传您的资质证明

My TasksMy documents

卡片会列出工作区要求的证件类型,必需的排在前面,并显示您每一项的当前状态。点 Upload,选择文件,如果证件有有效期就填上,然后提交。

步骤 03 — 已归档的,以及还缺的

您不能自己核验自己的证明

只有办公室能把文件标记为已核验——卡片上就是这么写的。这正是分成两步的意义所在,而不是一项可以授予您的权限。

在等待期间,您可以撤回并重新提交——已提交的内容无法就地修改。一旦核验完成,要提供更新的证件,请用 Replace

缺少文件从来不会妨碍别人给您派工。那是待办事项,不是开工许可——即使资料还没齐,办公室照样可以给您排班,您也照样可以去做。

告知您不在的日子

My TasksMy unavailability

填写 FromTo,需要的话写上原因,然后点 Add。只能按整天计,且首尾两天都算在内——10 月 6 日到 10 月 10 日,表示这两天以及中间每一天您都不在。

步骤 04 — 按整天计,首尾都算

这只影响办公室之后能不能给您排班。已经排进日程的服务不会有任何变动——如果其中有一次正好落在这段时间里,请主动说明;系统不会替您把它移走。

当天

这就是那套流程。五次点击,也是本页中您每天真正会用到的部分。

找到今天的上门服务

My TasksToday

Today 按时间先后列出您今天要做的事,每一条都带客户姓名、时间、地址,以及一个点一下就能拨出的电话号码。

步骤 05 — 您的一天,从最早的开始

再往下,Next 14 days 是接下来两周的安排,按各次服务所在的日期分组。

步骤 05 — 接下来的两周

这里没有客户名单,而且是有意为之

您看到的是派给您的上门服务,而不是整个工作区的客户名单。您在门口需要的一切——人是谁、地点在哪、这次要做什么——都在这次服务本身上面。

同事的服务永远不会出现在您的列表里。如果您看到了不属于自己的服务,请告知办公室——这种情况值得上报。

签到与签出

服务卡片上

到达时点 Check In。每次点击都会让您确认时间,默认是当前时刻——如果您是事后补记,请改成实际时间,这样记录里才是您真正工作的时长。

步骤 06 — 到达之前

步骤 06 — 已签到,以及记录下来的时间

这两步在没有信号时也能用。点击会先存在手机上,等信号恢复后自动发送——所以地下室或信号盲区,都不构成事后凭记忆补记的理由。

完成服务

服务卡片,然后是完成服务表单

签出不等于完成

签出记录的是您离开的时间,并不会结束这次服务。只签出、没有完成的服务会一直挂着,而挂着的服务永远不会开票——因此没有人能因它拿到钱,您也一样。

这是最常出问题的一件事。如果本页您只记住一句话,就记这一句。

步骤 07 — 已签出,但还没有完成

Finish visitComplete Appointment(完成服务)表单就会打开。上面会显示您记录的时间——包括在场时长和实际计费时长——旁边是 Adjust times。填写 Delivery Notes(服务记录)、添加您垫付的费用、需要的话附上照片或票据,然后点 Continue to signature

步骤 07 — 时间、记录,以及您垫付的费用

接下来是签名,提交之后这次服务才算结束。如果 Finish visit 是灰的,并提示正在等待发送签出记录,说明您的手机还在离线保存那次点击——有信号后它就会恢复可用。

申报您垫付的费用

Complete AppointmentExtra items

停车费、里程、额外一趟车程、您替客户买的东西——全都填在 Extra items 里。点 + Add item,会出现一行:Product(项目)、Description(说明)、Qty(数量)、Rate(单价)、Paid by(谁付的)、Amount(金额)。

步骤 08 — 选好项目,单价会自动带出

两个字段决定您能不能把钱拿回来

请从下拉框里选定一个项目。也就是 Product 那一栏——选定后系统会自动带出它的常用单价。您也可以自己手填一行,但没有选定项目的行永远不会得到补偿,因为它没有说明这笔钱是谁出的。

如果钱是您出的,付款方一栏请保持不动。Paid by 默认就是 Worker,而这正是把这笔钱标记为应当退还给您的依据。只有当办公室自己的卡付了钱时才改成机构——那笔金额会向客户收取,不会退给您。

忘了填?已完成的服务卡片上会有 Add extras,点一下就能重新打开同一个编辑器。在这次服务开票之前都可以;开票之后,金额已经进了别人手上的单据,就只能由办公室来处理,不再是您能改的了。

签名页面会把本次服务计费的时长展示给客户。如果客户对时间有异议,请在签名之前Adjust times 修正并填写原因,然后告知主管。计费是否按修正后的时间来,由办公室决定,不由您决定。

收款,以及出问题的时候

您自己的工资,以及三件最好提前知道、而不是事后才知道的事。

查看自己的工资

My TasksMy pay

如果您是由办公室自开票的承包商,My pay 会列出他们替您开好的发票——所属期间、编号、金额,以及是否已付款。每一张都能打开成 PDF,供您自己做税务留存。如果您是雇员,同一个位置列出的是您的工资单,每月一张。

步骤 09 — 与办公室手上那份完全相同

单据要等办公室核准之后才会出现(工资单则是签发之后)。在那之前金额还可能变动,所以暂不向您展示。已被提出疑问或存在争议的单据会继续显示:您的工资被卡住,恰恰是您最需要看到的事。

您只能看到自己的。无论其他设置怎么变,别人的工资从您的账号都打不开。

没有信号、安全隐患,以及您看不到的东西

My Tasks

没有信号时,有三件事照常可用:查看今天的服务、签到与签出,以及上报安全隐患。其余功能会等待。页面会提示您,它显示的是上次保存的日程,旁边有一个重试按钮。

「上报安全隐患」(Report a hazard)就在服务卡片上、签到按钮旁边。现场有任何不安全的情况都可以用它上报。无论有没有信号,它都会送达办公室——没有信号时先存在手机上,恢复后自动发送。

您的账号不包含哪些内容

客户名单、别人的日程、服务协议、付款方、开票、报表、团队成员,以及工作区设置。这些标签页是不存在,而不是坏掉了——它们属于办公室使用的那种账号。

有一个例外:在完成一次服务时,您可以查阅工作区的服务列表,以便为自己垫付的项目选对条目。但您不能修改服务,也不能修改它的收费标准。