从注册到发出第一张发票

开设您的工作区

harvestflow.net.au/care-signup

先填 ABN——必须是真实的，表单会校验。我们会到澳大利亚商业登记系统（Australian Business Register）查询您的企业，您从结果中直接选用商号，而不必手动输入。

您的邮箱就是登录用户名。您选择的州决定工作区的时区，这样上门服务才会落在正确的日期上。

步骤 01 — ABR 查询结果，此时还没有输入企业名称。本图中的企业名称与 ABN 已作替换，说明见页面末尾。

如果您以另一个名称经营，直接改写即可。系统会提示该名称与登记名称不同——个体经营者出现这种情况很正常，它只意味着您的申请会被更仔细地看一遍。

勾选服务条款与隐私政策的同意项，然后点 Create my workspace（创建我的工作区）。

等待放行

Application received（申请已收到）

每一家新企业在工作区开通前都会经过核验。若自动核验通过，激活链接已经在发送途中；否则会有人先做一次快速人工确认，通常在一个工作日内完成。

Resend activation email（重新发送激活邮件）按钮只在您通过审核之后才有效——还在排队时点击它不会产生邮件。在认定出问题之前，请先检查垃圾邮件箱。

步骤 02 — Application received

打开激活邮件

"Activate your workspace — {您的企业名称}"

邮件来自 no-reply@harvestflow.net.au，写明您的工作区名称，以及免费期的截止日期——2 个月，功能不打折，用您真实的数据。

链接的有效期为七天。若已过期，回到步骤 02 的页面重新发送即可。

步骤 03 — 激活邮件

设置密码

Activate Your Account（激活您的账户）

设置一个至少八位的密码并确认。设置完成即直接登录——没有第二次登录步骤。

该页面会显示您正在激活的工作区名称，一眼就能确认自己是在为正确的企业设置密码。

步骤 04 — Activate your account

您的企业信息

Set up your workspace · 1 of 3（设置您的工作区 · 第 1 步，共 3 步）

企业名称、ABN、是否已登记 GST，以及所在州。这些会出现在您发出的发票与邮件上，所以现在就填对。

下方，起步费率已经默认为您勾选——每个价格表各一个勾选框，您可以只取自己实际从事的那一类。NDIS 那份按当前全国价格上限载入；居家支持计划（Support at Home）那份则是一组参考起步费率，需要您自己设定。

两类都做就两个都留着。取消勾选某一份，它就不会出现在您的服务选择器里——做居家支持计划的人不会想在列表里翻过十七条 NDIS 项目编号，做 NDIS 的人也不想看到九条自己无法申领的条目。之后随时可以修改或删除其中任何一条，也可以从 Get started 入门卡片回来取另一份。

步骤 05 — 两份价格表均已勾选，17 项与 9 项。本图中的 ABN 已作替换。

Skip this step（跳过此步）同样会保留勾选状态。勾选是您在这个页面上做出的决定，并不由「保存」按钮承载——所以跳过表单并不等于拒绝这些费率。不想要，就取消勾选。

添加第一位客户

Set up your workspace · 2 of 3（第 2 步，共 3 步）

添加一位真实客户——姓名和电话就够开始了——或者点 Load sample data（载入示例数据）先四处看看。

示例数据带有清晰标记，客户列表上方的横条一键即可全部清除。您在其之上建立的真实数据不会受影响。

步骤 06 — 向导第 2 步

认识您将天天使用的三个页面

Set up your workspace · 3 of 3（第 3 步，共 3 步）

大部分工作发生在三个地方。My Tasks（我的任务）是今天的上门服务，按顺序排列——每天早上从这里开始。Appointments（预约）是您安排上门服务、当天签到与签退的地方，也是您发票的来源。Clients（客户）是您服务的人，他们的资料、您的记录和他们的文件都在一处。

客户在导航里叫 People（人员）——打开时已按客户筛选，同时也存放支持人员与其他联系人。

步骤 07 — 向导第 3 步

入门清单在哪里

向导第 1 步提到的「Get started 卡片」在 People 标签页上——共五步，其中第三步添加服务协议——上门服务需要它本身就说明了原因。它并不在您登录后落地的那个页面上，所以这里特别点出来。

看一眼您的服务与费率

Workspace settings › Services & Rates（工作区设置 › 服务与费率）

您的服务都在这里，每一项带有项目代码、计量单位和费率。价格表为某一时间区间设定费率；如果某次上门服务发生的那一天没有任何价格表覆盖，就采用该服务的默认费率。

这就是起步费率带给您的内容：NDIS 支持项目以其真实项目编号呈现、居家支持计划服务以其编号呈现，以及承载它们的两份价格表——NDIS PAPL 2026-27，标记为默认，有效期至 2027 年 6 月 30 日；以及居家支持计划与自费起步费率。

步骤 08 — 您的服务，载入后的样子

步骤 08 — 居家支持计划部分，以及两份价格表

这里的每一个费率都由您决定。NDIS 的数字是全国价格上限——是上限，不是必须照收的价格；居家支持计划的费率则是参考起点，每一家机构都应当自行设定。

把真正付钱的一方建起来

Accounts › Add account（账户 › 新增账户）

个体经营者所做的工作，绝大多数是由接受服务者以外的一方付费的——计划管理方，或者资助机构。在这里建一次，此后每一位挂到它名下的客户都会自动按正确的对象开票。

给账户起个名称，选择 Type（类型）——Plan manager（计划管理方）本身就是一种类型——然后打开它，设置 Funding org（资助机构）角色、电话，以及接收发票的邮箱。

值得了解的一项：Consolidated billing（合并开票）——「该付款方名下所有客户的申领发票与资助方账单始终合并为一张」。如果您每月要把好几位参与者的工作交给同一家计划管理方，打开它，对方收到的就是一张发票而不是五张。

步骤 09 — 付款方，已设定资助机构角色

跳过这一步，步骤 11 的协议里 Bill to account 就只会给您「The contact」一个选项，您的发票也就会开到参与者本人名下。

把客户资料建完整

People › Add New Person（人员 › 新增人员）

在表单顶部把客户关联到步骤 09 建立的账户，然后在下方填写照护相关信息：资助渠道、NDIS 编号与计划结束日期，或者 My Aged Care ID 与居家支持计划分类。

Invoices Go To（发票开给谁）这一项比看上去重要得多——客户本人、计划管理方，或家属与代理人。它决定了您的发票抬头是谁。现在设好，以后就再也不用操心。

步骤 10 — 照护相关字段，含发票抬头对象

创建服务协议

Agreements › New（服务协议 › 新建）

这是最常被跳过的一步，然后大家就会奇怪为什么排不了班。服务协议是授权并定价这项工作的依据：没有协议，就没有上门服务。选择客户，为计划命名，设定起止日期，然后为每一项服务添加一条资助条目，填入您获批的时长。

把 Bill to account（开票至账户）设为步骤 09 的付款方，状态设为 Active（生效中）。您的客户可以通过邮件链接签署，无需注册账号；也可以由您登记纸质签署。

步骤 11 — 协议，开票至计划管理方

保存前请核对自付比例一栏

每条资助条目都带有一个客户自付比例。当某项服务归属于某个居家支持计划资助类别时，该类别的默认百分比会自动填入该行——例如 Independence 一类会带出 30%。NDIS 编码的服务不归属任何类别，因此填入的是零。保存那一刻行上是多少，就在这份协议的整个有效期内作数，所以现在改，好过日后在发票上改。

步骤 11 — 协议已生效，可以据此排班

安排上门服务

Appointments › New Appointment（预约 › 新建预约）

先选类型——上门、生活照护、交通接送、喘息服务或远程医疗——再选客户、由谁执行，以及服务项目。服务列表只会给出协议覆盖的项目，这正是协议发挥作用的地方。

步骤 12 — 日程上已排定的上门服务

可以在协议生效的当天就安排上门服务——今天签的协议，今天的上门服务照样排得进去。

执行这次上门服务

Appointments › 服务卡片

到门口，点 Check In（签到）。时间默认为当前，且可以修改，因此已经发生过的上门服务也能补录。如果开启了位置记录，您当时所在的位置会一并记下。

步骤 13 — 签到

离开时点 Check Out（签退），然后点 Complete（完成）。写下您做了什么，添加路途或自掏腰包的费用条目，有凭证就一并上传。

凭证文件是分类型的，日后才好检索：服务记录、已签工时表、收据、照片凭证、路途或里程记录、缺访说明。

步骤 13 — 完成这次上门服务

最后，把设备递给您的客户。他们会看到做了什么、用了多久、您写下的说明，并在上面签字。

步骤 13 — 客户确认并签名

如果客户无法签名，请如实说明，而不要代签——这次上门服务会以 Unsigned（未签名）状态完成，并保留一个 Capture signature（补录签名）按钮供日后使用。

步骤 13 — 已完成，板面上多了两个已提供小时

找出待开票的上门服务

Invoices › Bill visits（发票 › 为上门服务开票）

选择客户与日期范围，然后点 Find visits（查找上门服务）。已完成但尚未开票的服务会列出来，附带项目代码、日期与算式，您可以在落定之前核对数字。

时间窗口默认为最近一周、截止到今天，因此您今天上午刚做完的工作已经在范围之内。

步骤 14 — 两小时，单价 $73.58，合计 $147.16

生成发票

Invoices（发票）

每次上门服务一行，按协议定价，使用您自己的编号序列，从 INV-0001 起，账期十四天。

抬头是真正付钱的一方。计划管理方在最上一行，您的参与者列在下方——这正是资助方把申领与人对上号所需要的，也是参与者本人如果看到会希望看到的。

发票状态显示为 Sent（已发出）。这是它在您账目中的位置，不是发给客户的通知——什么都还没有寄出去。发送邮件是另一个独立且需要主动执行的动作，所以数字仍然是您可以先核对的。复核其实已经在上一个页面完成了：您勾了什么，写下的就是什么。

已开票的上门服务会被标记，不会被重复开票。作废一张发票，会把它包含的服务重新释放回待开票列表。

步骤 15 — INV-0001，抬头为计划管理方

接下来值得做的两件事

Workspace settings（工作区设置）

给实际执行上门服务的人开一个属于他自己的员工登录账号，这样签到、服务记录和客户签名都由他在门口当场完成，不必再由您事后重新录入。另外看一眼套餐卡片，确认免费期还剩多少时间。

一个新的 Free 工作区会显示 Sign-ins 1 of 1 · Worker sign-ins 0 of 1 · Worker records 1 of 2，旁边是免费期的截止日期。

步骤 16 — 套餐卡片，以及免费期截止日期